Top 10 useful Excel Formulas for office Work. অফিচৰ কামৰ বাবে শীৰ্ষ ১০ টা উপযোগী এক্সেল ফৰ্মুলা.Most Used MS Excel Formulas. Commonly Asked Questions in Job Interview. Interview Questions for Government Jobs for Office Assistant. IT Computer Free Online Tutorials,

Excel is a powerful tool for office work, and mastering key formulas can significantly improve efficiency and productivity. Here are ten useful Excel formulas that are commonly used in office settings:

1. VLOOKUP

Syntax: =VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Use: Searches for a value in the first column of a table array and returns a value in the same row from another column. Useful for data lookup and retrieval.

VLOOKUP হৈছে এটা Excel ফাংচন যিটো এটা পৰিসীমা বা টেবুলৰ প্ৰথম স্তম্ভত এটা মান সন্ধান কৰিবলৈ আৰু এটা নিৰ্দিষ্ট স্তম্ভৰ পৰা একে শাৰীৰ এটা মান ঘূৰাই দিবলৈ ব্যৱহাৰ কৰা হয়। ফাংচনটোৱে চাৰিটা মূল যুক্তি লয়:

Lookup Value: এইটো হৈছে আপুনি টেবুল বা পৰিসীমাৰ প্ৰথম স্তম্ভত সন্ধান কৰিব বিচৰা মান।
টেবুল এৰে: এইটো হৈছে তথ্য ধাৰণ কৰা কোষৰ পৰিসৰ। সন্ধান কৰিবলগীয়া মান (Lookup Value) এই পৰিসীমাৰ প্ৰথম স্তম্ভত থাকিব লাগিব।
Col Index Num: এইটো টেবুল এৰেৰ স্তম্ভ সংখ্যা যাৰ পৰা মিল থকা মান ঘূৰাই দিব লাগে। উদাহৰণস্বৰূপ, যদি আপুনি 2 ধাৰ্য্য কৰে, VLOOKUP এ টেবুল এৰেৰ দ্বিতীয় স্তম্ভৰ পৰা এটা মান ঘূৰাই দিয়ে।
Range Lookup: এইটো এটা যুক্তিসংগত মান যি ধাৰ্য্য কৰে যে আপুনি এটা সঠিক মিল বিচাৰে নে আনুমানিক মিল বিচাৰে:TRUE (বা বাদ দিয়া হৈছে) এ এটা আনুমানিক মিল সূচায়। যদি এটা সঠিক মিল পোৱা নাযায়, VLOOKUP এ লুকআপ মানতকৈ কম নিকটতম মিল ঘূৰাই দিব।
FALSE এ এটা সঠিক মিল সূচায়। যদি এটা সঠিক মিল পোৱা নাযায়, VLOOKUP এ এটা ভুল ঘূৰাই দিব।

Example of VLOOKUP in Excel Sheet

Suppose we have a table that contains employee information like employee ID, name, department, and salary. We want to use VLOOKUP to find the salary of an employee based on their ID.

Here’s the table (let’s say it’s in cells A1:D5):

Employee ID	Name	Department	Salary
101	John	Sales	50000
102	Emma	Marketing	55000
103	Mike	IT	60000
104	Sarah	HR	48000

Now, let’s say we want to find the salary of employee with ID 102 (Emma).

To do this using VLOOKUP, follow these steps:

1. Set up the VLOOKUP formula: In a cell where you want to display Emma’s salary (for example, cell F2), enter the following formula: =VLOOKUP (102, A1:D5, 4, FALSE)
   • 102 is the employee ID we’re looking up.
   • A1:D5 is the range where Excel should look for the employee ID (the first column must contain the employee IDs).
   • 4 indicates that Excel should return the value from the 4th column of the range (which is the Salary column).
   • FALSE specifies that we want an exact match.
2. Press Enter: After entering the formula, press Enter. Excel will execute the VLOOKUP function.
3. View the Result: If employee ID 102 is found in the table, the formula will return the corresponding salary (55000) for Emma. If 102 is not found (e.g., if you enter a different ID that doesn’t exist in the table), VLOOKUP will return an error.

So, after entering the formula =VLOOKUP (102, A1:D5, 4, FALSE) in cell F2, Excel will display 55000, which is Emma’s salary based on her employee ID.

2. SUMIF / SUMIFS (Top 10 useful Excel Formulas)

Syntax (SUMIF): =SUMIF (range, criteria, [sum_range])
Syntax (SUMIFS): =SUMIFS (sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)

Use: Adds the cells specified by a given condition or multiple conditions. Useful for calculating sums based on specific criteria.

Excel ত SUMIF ফাংচনটো নিৰ্দিষ্ট মাপকাঠী পূৰণ কৰা এটা পৰিসীমাত মানসমূহ যোগ কৰিবলৈ ব্যৱহাৰ কৰা হয়। ই বিশেষভাৱে উপযোগী যেতিয়া আপুনি এটা চৰ্তৰ ওপৰত ভিত্তি কৰি মানসমূহ যোগ কৰিব বিচাৰে। SUMIF ফাংচনৰ তিনিটা মূল যুক্তি আছে:

পৰিসৰ: এইটো হৈছে আপুনি আপোনাৰ মাপকাঠীৰ বিপৰীতে মূল্যায়ন কৰিব বিচৰা কোষৰ পৰিসৰ। এই পৰিসৰৰ প্ৰতিটো কোষ পৰীক্ষা কৰিব ফাংচনে।

মাপকাঠী: এইটোৱেই হৈছে সেই চৰ্ত যিয়ে নিৰ্ধাৰণ কৰে যে কোনবোৰ কোষ যোগফলত অন্তৰ্ভুক্ত কৰিব লাগে। ইয়াক এটা সংখ্যা, অভিব্যক্তি, ঘৰ প্ৰসংগ, বা লিখনী হিচাপে ধাৰ্য্য কৰিব পাৰি যিয়ে কোনবোৰ ঘৰ যোগ কৰিব লাগে সংজ্ঞায়িত কৰে। উদাহৰণস্বৰূপে, “>১০০” বা “উত্তৰ”।

যোগফল পৰিসীমা (ঐচ্ছিক): এইটো হৈছে কোষৰ পৰিসীমা যি প্ৰকৃততে যোগ কৰা হ’ব যদি সিহঁতে ধাৰ্য্য কৰা মাপকাঠী পূৰণ কৰে। যদি এই যুক্তি বাদ দিয়া হয়, Excel এ Range যুক্তিৰ কোষসমূহৰ যোগফল কৰিব।

Example of SUMIF

Let’s use an example to illustrate how SUMIF works. Suppose we have a table with sales data for different products and we want to sum the sales for a specific product category (e.g., “Electronics”).

Here’s the table (let’s say it’s in cells A1:B5):

Product	Category	Sales
Laptop	Electronics	1500
Smartphone	Electronics	1200
Headphones	Electronics	500
Printer	Office	300
Mouse	Office	150

Now, let’s say we want to sum the sales for the “Electronics” category.

Using SUMIF:

In a cell where you want to display the total sales for Electronics (let’s say cell C1), you can use the following SUMIF formula:

=SUMIF (B1:B5, "Electronics", C1:C5)

• B1:B5 is the range where Excel will look for the category “Electronics”.
• "Electronics" is the criteria that determines which cells (in B1:B5) to include in the sum.
• C1:C5 is the sum range (i.e., the range of cells containing sales figures). Only cells in this range corresponding to “Electronics” category will be summed.

After entering the formula =SUMIF (B1:B5, "Electronics", C1:C5) in cell C1, Excel will display the sum of sales for products in the “Electronics” category (1500 + 1200 + 500 = 3200).

3. COUNTIF / COUNTIFS

Syntax (COUNTIF): =COUNTIF (range, criteria)
Syntax (COUNTIFS): =COUNTIFS (criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)

Use: Counts the number of cells that meet a single or multiple conditions. Useful for counting occurrences based on specified criteria.

Excel ত COUNTIF ফাংচনটো এটা নিৰ্দিষ্ট পৰিসৰৰ ভিতৰত থকা কোষৰ সংখ্যা গণনা কৰিবলৈ ব্যৱহাৰ কৰা হয় যিয়ে এটা নিৰ্দিষ্ট চৰ্ত বা মাপকাঠী পূৰণ কৰে। এই কাৰ্য্যই হাতেৰে গণনাৰ প্ৰয়োজন নোহোৱাকৈ নিৰ্দিষ্ট মাপকাঠীৰ ওপৰত ভিত্তি কৰি সংঘটন গণনাৰ বাবে সহায়ক।

COUNTIF ফাংচনৰ দুটা মূল যুক্তি আছে:

পৰিসৰ: এইটো হৈছে আপুনি আপোনাৰ মাপকাঠীৰ বিপৰীতে মূল্যায়ন কৰিব বিচৰা কোষৰ পৰিসৰ। ফাংচনে এই পৰিসৰৰ প্ৰতিটো কোষ পৰীক্ষা কৰিব।

মাপকাঠী: এই অৱস্থাই কোনবোৰ কোষ গণনা কৰিব সেইটো নিৰ্ধাৰণ কৰে। ইয়াক এটা সংখ্যা, অভিব্যক্তি, কোষ প্ৰসংগ, বা লিখনী হিচাপে ধাৰ্য্য কৰিব পাৰি যিয়ে গণনাৰ বাবে মাপকাঠী সংজ্ঞায়িত কৰে। যেনে “>১০০”, “উত্তৰ”, “<৫০”, ইত্যাদি।

Example of COUNTIF

Let’s use an example to illustrate how COUNTIF works. Suppose we have a list of test scores and we want to count the number of scores that are greater than or equal to 70.

Here’s the data (let’s say it’s in cells A1:A10):

Test Score
85
60
72
90
55
78
68
82
75
63

Using COUNTIF:

In a cell where you want to display the count of scores that are greater than or equal to 70 (let’s say cell B1), you can use the following COUNTIF formula:

=COUNTIF (A1:A10, ">=70")

• A1:A10 is the range where Excel will look for test scores.
• ">=70" is the criteria that determines which scores (in A1:A10) to count. This specifies that we want to count scores that are greater than or equal to 70.

After entering the formula =COUNTIF (A1:A10, ">=70") in cell B1, Excel will display the count of scores that meet the criteria (85, 72, 90, 78, 82, 75 – a total of 6 scores). Therefore, cell B1 will show the result 6, indicating the number of test scores that are greater than or equal to 70.

4. IF / IFERROR (Top 10 useful Excel Formulas )

Syntax (IF): =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
Syntax (IFERROR): =IFERROR (value, value_if_error)

Use: Performs conditional evaluations. IF function returns one value if a condition is true and another value if false. IFERROR function handles errors gracefully by replacing error values with a specified value.

ব্যৱহাৰ: চৰ্তসাপেক্ষ মূল্যায়ন কৰে। IF ফাংচনে এটা মান ঘূৰাই দিয়ে যদি এটা চৰ্ত সত্য হয় আৰু আন এটা মান যদি মিছা হয়। IFERROR ফাংচনে ভুল মানসমূহক এটা ধাৰ্য্য কৰা মানৰ সৈতে সলনি কৰি ভুলসমূহ ৰূপৱতীভাৱে নিয়ন্ত্ৰণ কৰে।

প্ৰতিটো যুক্তিৰ এটা বিভাজন ইয়াত দিয়া হৈছে:

logical_test: এইটো হৈছে আপুনি মূল্যায়ন কৰিব বিচৰা অৱস্থা। ই যিকোনো যুক্তিসংগত অভিব্যক্তি হ’ব পাৰে যাৰ ফলত TRUE বা FALSE হয়। যেনে, A1 > 10, B2 = “হয়”, C3 <> 0 ইত্যাদি।

value_if_true: এইটো হৈছে মান যি ঘূৰাই দিয়া হ’ব যদি logical_test এ TRUE লে মূল্যায়ন কৰে। ই এটা সংখ্যা, লিখনী, কোষৰ উল্লেখ বা আন সূত্ৰ হ’ব পাৰে।

value_if_false: এইটো হৈছে মান যি ঘূৰাই দিয়া হ’ব যদি logical_test এ FALSE লে মূল্যায়ন কৰে। একেদৰে ই কোনো সংখ্যা, লিখনী, কোষৰ উল্লেখ বা আন এটা সূত্ৰ হ’ব পাৰে।

Example of IF

Let’s use an example to illustrate how the IF function works. Suppose we have a list of exam scores and we want to assign a grade based on whether each score is above or below a passing threshold (e.g., 60).

Here’s the data (let’s say it’s in cells A1:A10):

Exam Score
85
60
72
90
55
78
68
82
75
63

Now, let’s say we want to assign a grade of “Pass” or “Fail” based on whether each score is above or below 60.

Using IF:

In a cell where you want to display the grade for the first score (let’s say cell B1), you can use the following IF formula:

=IF (A1 >= 60, "Pass", "Fail")

• A1 >= 60 is the logical test. It checks if the score in cell A1 is greater than or equal to 60.
• "Pass" is the value_if_true. If the score in A1 is 60 or higher, Excel will return “Pass”.
• "Fail" is the value_if_false. If the score in A1 is less than 60, Excel will return “Fail”.

After entering the formula =IF (A1 >= 60, "Pass", "Fail") in cell B1 and copying it down for the rest of the scores (B2:B10), Excel will display “Pass” for scores of 60 or higher and “Fail” for scores below 60.

5. INDEX-MATCH (Top 10 useful Excel Formulas)

Syntax: =INDEX (array, MATCH (lookup_value, lookup_array, [match_type]))

Use: Combines INDEX and MATCH functions to perform advanced lookup operations. Useful for searching for a value in a dataset and returning a corresponding value from another column.

Using INDEX and MATCH together provides several advantages over VLOOKUP, including:

• Flexibility to look up values in any column (not limited to the leftmost column).
• Ability to perform more complex lookups (e.g., two-dimensional lookups).
• Better performance with large datasets compared to VLOOKUP.
• Avoids issues with column reordering that can affect VLOOKUP.

In summary, INDEX-MATCH is a versatile and robust method for performing lookups in Excel, offering greater flexibility and reliability compared to traditional VLOOKUP functions. It’s particularly useful for dynamic data analysis and scenarios where lookup criteria may change or expand over time.

6. AVERAGE (Top 10 useful Excel Formulas)

Syntax: =AVERAGE (number1, [number2], …)

Use: Calculates the average (arithmetic mean) of a range of values. Useful for finding the average value of a set of numbers.

এক্সেলত থকা AVERAGE ফাংচনটো সংখ্যাৰ পৰিসৰৰ গাণিতিক গড় (গড়) গণনা কৰিবলৈ ব্যৱহাৰ কৰা হয়। ই এটা নিৰ্দিষ্ট পৰিসৰৰ সকলো সংখ্যা যোগ কৰে আৰু তাৰ পিছত যোগফলটোক সেই সংখ্যাবোৰৰ গণনাৰে ভাগ কৰে।

AVERAGE ফাংচনৰ বাক্যবিন্যাস হ’ল:

=গড়(সংখ্যা১, [সংখ্যা২], …)
অথবা

=গড়(পৰিসৰ)
ইয়াত ফাংচনৰ প্ৰতিটো অংশই কেনেকৈ কাম কৰে তাৰ এটা বিভাজন দিয়া হৈছে:

number1, number2, …: এইবোৰ হৈছে ব্যক্তিগত সংখ্যা, ঘৰ প্ৰসংগ, বা পৰিসীমা যি আপুনি গড় গণনাত অন্তৰ্ভুক্ত কৰিব বিচাৰে। আপুনি ২৫৫টালৈকে ব্যক্তিগত যুক্তি অন্তৰ্ভুক্ত কৰিব পাৰে।

range: এইটো হৈছে আপুনি গড় গণনাত অন্তৰ্ভুক্ত কৰিব বিচৰা সংখ্যাসমূহ থকা ঘৰসমূহৰ পৰিসীমা। AVERAGE ফাংচনে এই পৰিসৰৰ ভিতৰত সকলো সংখ্যাগত মান বিবেচনা কৰিব।

Example of AVERAGE with Numbers:

Let’s use an example to demonstrate how to use the AVERAGE function with a list of numbers. Suppose you have the following numbers in cells A1:A5:

10
20
30
25
15

To calculate the average of these numbers, you can use the AVERAGE function as follows:

=AVERAGE (A1:A5)

This formula calculates the average of the numbers in cells A1 to A5.

After entering the formula =AVERAGE (A1:A5), Excel will display the result 20, which is the average of the numbers (10 + 20 + 30 + 25 + 15) / 5.

7. CONCATENATE / CONCAT

Syntax (CONCATENATE): =CONCATENATE (text1, [text2], …)
Syntax (CONCAT): =CONCAT (range_of_cells)

Use: Joins multiple text strings into one string. Useful for combining data from different cells or columns.

8. TEXT / DATE / TIME Functions

Example (TEXT): =TEXT (value, format_text)
Next Example (DATE): =DATE (year, month, day)
Example (TIME): =TIME (hour, minute, second)

Use: Allows manipulation and formatting of text, date, and time values. Useful for converting values to specific formats or performing calculations with dates and times.

9. PMT (Payment) (Top 10 useful Excel Formulas)

Syntax: =PMT (rate, nper, pv, [fv], [type])

Use: Calculates the payment amount for a loan based on constant payments and a constant interest rate. Useful for financial analysis and loan calculations.

এক্সেলত থকা পিএমটি ফাংচনটো ব্যৱহাৰ কৰি ঋণ বা বিনিয়োগৰ বাবে সময়ে সময়ে দিয়া ধনৰাশি আৰু স্থিৰ সুতৰ হাৰৰ ভিত্তিত পৰিশোধ কৰা হয়। ই ঋণ সম্পূৰ্ণৰূপে পৰিশোধ কৰিবলৈ বা এটা নিৰ্দিষ্ট সময়ৰ ভিতৰত সুতৰ সৈতে লক্ষ্য পৰিমাণ লাভ কৰিবলৈ নিয়মীয়াকৈ দিবলগীয়া বা বিনিয়োগ কৰিবলগীয়া ধনৰাশি নিৰ্ধাৰণ কৰাত সহায় কৰে।

PMT ফাংচনৰ বাক্যবিন্যাস হ’ল:

=PMT(হাৰ, nper, pv, [fv], [ধৰণ])
ইয়াত PMT ফাংচনত ব্যৱহৃত প্ৰতিটো যুক্তিৰ এটা বিভাজন দিয়া হৈছে:

rate: এইটো হৈছে ঋণ বা বিনিয়োগৰ বাবে প্ৰতিটো সময়ৰ সুতৰ হাৰ। ই হৈছে বিনিয়োগৰ ওপৰত আপুনি দিব বা উপাৰ্জন কৰিব বুলি আশা কৰা সুতৰ হাৰ। নিশ্চিত কৰক যে হাৰটো পেমেণ্টৰ সময়সীমাৰ সৈতে মিল খায় (যেনে, যদি পেমেণ্ট মাহেকীয়া হয় আৰু বাৰ্ষিক সুতৰ হাৰ ৬% হয়, তেন্তে মাহিলী হাৰ হ’ব ৬%/১২)।

nper: এইটো হৈছে ঋণ বা বিনিয়োগৰ বাবে মুঠ ধন পৰিশোধৰ সময়ৰ সংখ্যা। ই কৰিবলগীয়া মুঠ ধন পৰিশোধৰ সংখ্যাক প্ৰতিনিধিত্ব কৰে।

pv: এইটো হৈছে ঋণ বা বিনিয়োগৰ বৰ্তমান মূল্য বা মূলধন। ই হৈছে ঋণ লোৱা বা বিনিয়োগ কৰা প্ৰাৰম্ভিক ধনৰাশি।

fv (ঐচ্ছিক): এইটো হৈছে আপুনি শেষৰ ধন পৰিশোধ কৰাৰ পিছত লাভ কৰিব বিচৰা ভৱিষ্যতৰ মূল্য বা নগদ ধন। যদি বাদ দিয়া হয়, এক্সেলে fv 0 (শূন্য) বুলি ধৰি লয়, অৰ্থাৎ শেষৰ ধন পৰিশোধৰ ভিতৰত ঋণৰ পৰিমাণ সম্পূৰ্ণৰূপে পৰিশোধ কৰা হ’ব।

ধৰণ (ঐচ্ছিক): ই ধাৰ্য্য কৰে যে পেমেন্টসমূহ পেমেন্ট সময়সীমাৰ আৰম্ভণিতে (ধৰণ = 1) বা শেষত (ধৰণ = 0, বা বাদ দিয়া হৈছে)।

Example of PMT:

Let’s use an example to demonstrate how to use the PMT function to calculate the monthly payment for a loan.

Suppose you want to borrow $10,000 at an annual interest rate of 5% for a period of 3 years (36 months), and you plan to make monthly payments to repay the loan.

Using PMT:

You can calculate the monthly payment using the PMT function with the following formula:

=PMT (5%/12, 36, 10000)

• 5%/12: This is the monthly interest rate, calculated as the annual interest rate divided by 12 (since there are 12 months in a year).
• 36: This is the total number of monthly payments (3 years * 12 months per year).
• 10000: This is the initial loan amount (present value).

After entering the formula =PMT (5%/12, 36, 10000), Excel will display the result -299.71, which represents the monthly payment amount required to repay the $10,000 loan over 36 months at a 5% annual interest rate.

10. SUBTOTAL

Syntax: =SUBTOTAL (function_num, ref1, [ref2], …)

Use: Performs a specified calculation (e.g., sum, average) on a filtered range of data. Useful for performing calculations on visible cells after applying filters.

Mastering these Excel formulas can streamline data analysis, reporting, and other office tasks. Experiment with these formulas and explore their capabilities to enhance your productivity and efficiency in Excel.